Собираетесь перевести компанию на электронку? Думаете, не сменить ли уже используемую систему? Просмотрите наш чек-лист – он поможет принять решение!
Электронный документооборот в 2021 году перестал быть уделом прогрессивных и крупных компаний – в той или иной мере освоить работу с документацией без физических носителей пришлось всем. Также за прошедший год системы электронного документооборота активно развивались, и практически каждая из представленных на рынке СЭД может похвастаться уникальными предложениями или ориентировкой на определенный сегмент.
Важно узнать!
Первый и самый важный шаг – выясните потребности своей компании в ЭДО. Это поможет вам не только подобрать оптимальную систему, но и выбрать тариф, если оператор предлагает развернутую ценовую сетку.
На какой документооборот ориентирована СЭД – на внутренний или внешний? Большинство операторов предоставляют комплексные решения, тем не менее, у каждой СЭД имеются свои особенности.
Необходима ли будет СЭД интеграция с другими системами, используемыми компанией, к примеру, с 1С?
Сколько планируется одновременно подключенных к сети пользователей?
Каков примерный объем документооборота компании в месяц и в год?
Нужна ли поддержка системой ЭДО мобильных устройств?
С какими СЭД других операторов может взаимодействовать система?
Это самые базовые вопросы, ответы на которые необходимо держать в голове на этапе подбора системы электронного документооборота. Особенное внимание стоит уделить последнему пункту – вы можете выбрать идеальную СЭД для офиса, но при отсутствии совместимости с системами партнеров не сможете быстро и эффективно обмениваться внешней документацией. Хорошим ходом будет узнать, какими системами ЭДО пользуются ключевые партнеры компании, на которых приходится основное количество внешнего документооборота. Если они довольны своей системой – можно рассмотреть ее как основное предложение.
| Перейти на ЭДО |
Технические возможности СЭД
Лучший способ их проверить – ознакомиться с демоверсией. Если такой возможности нет – по крайней мере можно сравнить системные требования с параметрами среднего ПК в вашем офисе или среди удаленных работников, а также внимательно изучить общую официальную информацию по СЭД от оператора.
1
Производительность и скорость работы
2
Наличие облачного хранилища
3
Отлаженность и структура внутренней архитектуры СЭД
4
Статистика «вылетов»
5
Особенности сохранения, удаления и архивации документов
6
Частота обновлений
7
Возможность добавления дополнительных модулей и подключения новых услуг
8
Возможность дальнейшего развития системы и появления новых параметров
Функционал СЭД
Опять же, демоверсия – лучшая возможность все проверить. Подойдут также обучающие видео и инструкции, выложенные оператором в открытый доступ. При оценке удобства и понятности интерфейса лучше всего ориентироваться на самого «слабого» в технической грамотности сотрудника – так у вас возникнет минимум проблем при внедрении СЭД.
Эргономичность и доступность интерфейса программы
Кастомизация настроек электронного документооборота
Настройка уровней ответственности
Проверка документов на соответствие шаблонов и форматов
Настройки видимости процессов внутреннего и внешнего хода документа
Возможность подключения электронной подписи
Интеграция с другими системами
Возможность отправки документов в контролирующие органы
Также необходимо оценить возможности обучения сотрудников работе с СЭД. Организует ли оператор курсы на рабочем месте или только предоставляет инструкции? Существуют ли инструкции в видеоформате и наглядном пошаговом формате со скриншотами программы? Внедрение новой системы работы с документами – практически всегда стресс для сотрудников и устоявшегося документооборота, необходимо заранее позаботиться о том, чтобы начало работы с новой СЭД прошло без неприятных моментов. В особенности об этом стоит позаботиться крупным компаниям с внушительным объемом внутреннего и внешнего документооборота.
© 2021 ЭТП ГПБ
Финансовые продукты
Работа на площадке
- Телефоны поддержки ЭТП ГПБ
8 (800) 100-66-22
+7 (495) 150-06-61 - Email: info@etpgpb.ru
© 2022 ЭТП ГПБ
Финансовые продукты
Работа на площадке
- Телефоны поддержки ЭТП ГПБ
8 (800) 100-66-22
+7 (495) 150-06-61 - Email: info@etpgpb.ru